Warenwirtschaftssystem flexERP

flexERP Warenwirtschaftssystem Artikelmanagement – flexERP Artikelbeschaffung (Bestellungen)

In der flexERP Artikelbeschaffung werden Beschaffungen neu angelegt, bearbeitet, ausgewertet oder deaktiviert.
Geschlossener Prozess: Artikelbeschaffungen sind die Grundvoraussetzung, um einen Wareneingang zu ermöglichen. Nur Ware bzw. (Teil-)Mengen, die sich noch laut dem Modul “Artikelbeschaffung” im Zulauf befinden, können nachher im Lagermanagement bzw. in der Warenannahme verbucht bzw. angenommen werden.

Kurzbeschreibung in Stichpunkten:

  • das Modul “Artikelbeschaffung” dient klassisch der Verwaltung von Bestellungen an Kreditoren
  • für jeden hinzugefügten Artikel kann in der Positionsübersicht ein Etikett gedruckt werden (Masterkartonetikett)
  • dieses Etikett kann z.B. bei Importen vorab an den Lieferanten im Ausland geschickt werden, damit dieser die Etiketten an seinen Paletten bzw. Transportmedien befestigt (dient der besseren Zuordnung beim Wareneingang in Deutschland bzw. im Ziellager)
  • das DMS-System vom flexContainer ist hier bereits integriert

Spezielle Hinweise zur Businesslogik der flexERP Artikelbeschaffung:

  • Artikelbeschaffungen bilden das Fundament für die Führung von Artikelbeständen im System (Automatik), da folgende Prozesskette davon abhängt (Schritte):
    • 1. Artikelbeschaffung
    • 2. Wareneingang
    • 3. Rechnungsprüfung
  • der Rückverfolgung halber ist die Angabe einer Best.Nr. des entsprechenden Kreditors (Lieferanten) Pflicht
  • unter Zahlungsdetails besteht die Möglichkeit, Abschläge mit Gewichtung und Fälligkeitsdatum zu pflegen
  • unter Kostendetails können Transportkosten und auch Importkosten abgelegt werden, wobei sich die Einfuhrumsatzsteuer dann automatisch berechnet, insofern es sich um einen Import handelt
  • da bei jeder Position ggf. Import-Detailangaben wie z.B. Incoterms, Frachtart etc. angegeben werden können, besteht die Möglichkeit, dass für alle künftig anzulegenden Datensätze vorzubelegen, damit bei Neuanlage einer Position nicht jedes Mal die selben Informationen händisch gepflegt werden müssen
  • die Angabe von MHD ist ggf. Pflicht, insofern die entsprechende Einstellung beim betroffenen Artikel getroffen worden ist
  • MHD und Charge spielen im Lagermanagement entscheidende Rollen bei der Wareneinlagerung bzw. Zuweisung von Lagerslots
  • bei jeder Position muss das voraussichtliche Lieferdatum hinterlegt werden, damit ggf. eine Zulieferungs-Auswertung genutzt werden kann (die Pflichteingabe dieses Feldes kann individuell abgeschalten werden)
  • bei jeder Position kann ein Feld für das Übergabedatum eingegeben gepflegt werden, was bei Importen dabei helfen kann, entsprechende Auswertungen für Transportversicherungen zu generieren
  • ausschließlich Artikel mit dem Artikelkennzeichen “Bestandsführung”->”Bestandsführung” in der Artikelauswahl aufgeführt
  • für jede in der Artikelbeschaffung enthaltene Position kann ein so genanntes “Masterkarton-Etikett” gedruckt werden
  • Prozessketten und somit verfügbare Stati eines Datensatzes:
    • Prozesskette 1 (Status):
      • Entwurf
      • Bestellt
      • Teilgeliefert
      • Geliefert
  • Artikelbeschaffungen können nur über die Artikelbeschaffungen-Übersicht freigegeben werden (Stati “Status” -> “Artikelbeschaffung bestellt?”, über das Icon: “Haken”)
  • der Stati “Status” wird automatisch auf “Teilgeliefert” oder “Geliefert” gesetzt, sobald es keine offenen, noch nicht gelieferten (Teil-)Mengen gibt
  • eine Übersicht über die bestellten Mengen versus schon gelieferten Mengen liefert die Positionsübersicht (Bestellpositionen / Artikel) der Artikelbeschaffung
  • Spezial-Aktionen in der Übersicht der Aufträge:
    • Artikelbeschaffung auf “Bestellt” setzen (Icon: “Haken im schwarzen Kästchen”)
      • Bedingung: Artikelbeschaffung muss mindestens eine bestellte Position enthalten

Standard-Felder und detaillierte Hinweise zur Artikelverwaltung:

Felder (* = in der Standardeinstellung ein Pflichtfeld)

  • Allgemeine Angaben:
    • Best.Nr.* (automatisch vergeben)
    • Best. vom*
    • Lieferant*
      • Lieferantenadresse
      • Hauptansprechpartner
    • Best.Nr. beim Lieferanten*
  • Zahlungsdetails:
    • Abschlag 1 – 5
    • Abschlag 1 – 5 in Euro (reines Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
    • Abschlag 1-5 zu Zahlen am
  • Kosten-Details:
    • Transportkosten
    • Transportkosten in % (reines Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
    • Zollgebühr
    • Zollgebühr in Euro (reines Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
    • Einfuhrumsatzsteuer (reines Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
    • Einfuhrust. in Euro (reines Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
  • Lieferdetails
    • Vorauswahlfelder (bei Eingabe wird das entsprechende Feld beim Hinzufügen neuer Positionen jeweils automatisch mit dem eingegebenen Inhalt gefüllt)
      • Fracht-Art
      • Lieferdatum
      • Übergabedatum
      • Incoterms
      • Incoterms Text
      • Ursprungsland
    • Notizen
  • Bestellpositionen / Artikel (Hinzufügen):
    • Nr.* (automatisch vergeben)
    • Freitextfilter (zur Filterung des Feldes “Artikel wählen”)
    • Artikel wählen*
    • Bestellmenge*
    • Einkaufspreis n/n* (Vorauswahl 0,00)
    • Nachlass in % (Vorauswahl 0,00)
    • Nachlass in Euro* (Vorauswahl 0,00)
    • Summe* (Pflicht-Informationsfeld, Inhalt wird automatisch berechnet)
    • Fracht-Art*
    • Vor. Lieferdatum*
    • Vor. Übergabedatum
    • Incoterms
    • Incoterms Text
    • Ursprungsland
    • Charge
    • MHD (*)
    • Notizen
  • Sonstige Uploads:
    • Dateibezeichnung*
    • Datei wählen*
Rechnungsausgang
Rechnungsausgang

Beziehungen zu anderen Modulen:

  • Direkte:
    • Artikelübersicht (Artikelverwaltung)
    • Wareneingang
    • Kreditoren
  • Indirekte:
    • Rechnungsprüfung
flexERP Artikelbeschaffung - Beziehungen zu anderen Modulen
Im nächsten Beitrag gehe ich auf den Wareneingang (Warenannahme) näher ein.

©Time4Innovation | Oliver Schmidt

Sie haben Interesse am flexERP Warenwirtschaftssystem?
Kontakt