flexERP Artikelmanagement - Rechnungsprüfung

flexERP Warenwirtschaftssystem Artikelmanagement – flexERP Rechnungsprüfung

In der flexERP Rechnungsprüfung werden eingehende Rechnungen mit entsprechenden Wareneingängen und dazugehörigen Artikelbeschaffungen (Bestellungen) abgeglichen bzw. gegenübergestellt.
Dadurch fallen Fehler bzw. Differenzen bei Mengen (Rechnung vs. Wareneingang) und bei Preisen (Rechnung vs. Artikelbeschaffung) sofort auf und Ware kann nicht in falscher Menge bzw. zum falschen Preis ins System gelangen.
Erst wenn für eine Menge eine Rechnungsprüfung durchgeführt worden ist, ist diese systemisch im Projektmanagement verfügbar.

Geschlossener Prozess:

  • entsprechend zur Rechnung gehörende Wareneingänge und Artikelbeschaffungen sind Grundvoraussetzung, um eine Rechnungsprüfung zu ermöglichen
  • nur Ware bzw. (Teil-)Mengen, die laut dem Modul “Wareneingang” noch nicht rechnungsgeprüft worden sind, können im Modul “Rechnungsprüfung” eingelagert bzw. verbucht werden

Kurzbeschreibung in Stichpunkten:

  • das Modul “Rechnungsprüfung” dient klassisch der Prüfung von Kreditoren-Rechnungen zu Kreditoren-Bestellungen
  • Rechnungsprüfungen ohne erfolgten Wareneingang können nicht vorgenommen werden (so soll verhindert werden, dass Ware bezahlt wird, die eventuell gar nicht geliefert worden ist)
  • das integrierte DMS-System vom flexContainer ist hier bereits integriert

Spezielle Hinweise zur Businesslogik der  flexERP Rechnungsprüfung:

  • Rechnungseingänge sind teil einer Prozesskette für die Führung von Artikelbeständen im System (Automatik), da folgende Prozesskette davon abhängt (Schritte):
    • 1. Artikelbeschaffung
    • 2. Wareneingang
    • 3. Rechnungsprüfung
  • der Rückverfolgung halber ist die Angabe einer RE-Nummer und des RE-Datums des entsprechenden Kreditors (Lieferanten) Pflicht
  • das Modul “Rechnungsprüfung” wirkt sich auf das Modul Lagermanagement->Wareneingang dahin gehend aus, dass RE-geprüfte Artikel im entsprechenden Wareneingangs-Datensatz als “RE-geprüft” (Teilmengen als “RE-teilgeprüft”) gekennzeichnet werden
  • eine Rechnungsprüfung kann sich auf Artikel mehrerer Wareneingänge beziehen
  • es kann maximal die noch ungeprüfte Menge einer Wareneingangs-Position in der Rechnungsprüfung aufgenommen werden
  • im Feld “Wareneingang” wird entsprechend ausgewiesen, welche Mengen im Wareneingang “geliefert” worden sind, und welche Mengen davon bereits “RE-geprüft” sind
  • zur besseren Kontrolle und Bewertung der ursprünglichen Preise versus dem Preis auf der entsprechenden Kreditoren-Rechnung, wird im Feld “RNP n/n aus Bestellung” der ursprünglich in der zum Wareneingang gehörendenden Artikelbeschaffung hinterlegte n/n-Preis angezeigt
  • Prozessketten und somit verfügbare Stati eines Datensatzes:
    • Prozesskette 1 (Status):
      • Entwurf
      • Gebucht
  • Rechnungsprüfungen können nur über die Rechnungsprüfungen-Übersicht freigegeben werden (Stati “Status” -> “Rechnung gebucht?”, über das Icon: “Haken”)
  • Spezial-Aktionen in der Übersicht der Aufträge:
    • Rechnungsprüfung auf “Gebucht” setzen (Icon: “Haken im schwarzen Kästchen”)
      • Bedingung: Rechnungsprüfung muss mindestens eine bestellte Position enthalten

Standard-Felder und detaillierte Hinweise zur Rechnungsprüfung:

  • Felder (* = in der Standardeinstellung ein Pflichtfeld)
    • Allgemeine Angaben:
      • RE-Nr.* (automatisch vergeben)
      • BU-Datum* (BU = Buchung)
      • Kreditor*
    • Buchungsdetails:
      • RE-Datum*
      • RE-Nummer*
      • Notizen
    • Buchungspositionen / Artikel (Hinzufügen):
      • Nr.* (automatisch vergeben)
      • Freitextfilter (zur Filterung des Feldes “Artikel wählen”)
      • Artikel wählen*
      • Wareneingang*
      • Positions-Menge*
      • RNP n/n aus Bestellung* (reines Informationsfeld)
      • Nachlass in % (Vorauswahl 0,00)
      • Nachlass in Euro* (Vorauswahl 0,00)
      • BU-Summe* (reines Informatiosfeld, wird automatisch berechnet)
    • Sonstige Uploads:
      • Dateibezeichnung*
      • Datei wählen*
Rechnungsprüfung
Artikelmanagement - Rechnungsprüfung - Position und Uploads

Beziehungen zu anderen Modulen:

  • Direkte:
    • Wareneingang
    • Artikelübersicht (Artikelverwaltung)
    • Kreditoren
  • Indirekte:
    • Artikelbeschaffung
Artikelmanagement - Rechnungsprüfung
Im nächsten Beitrag gehe ich auf die Lagerverwaltung (Lagermanagement) näher ein.

©Time4Innovation | Oliver Schmidt

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